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30/01/2025

Smart Office : comment optimiser et moderniser les espaces de travail de demain ?

Les espaces de travail connaissent une transformation sans précédent. Le développement du télétravail et des modes d’organisation flexibles comme le flex-office ou les espaces collaboratifs bouleverse les usages traditionnels. Cette évolution impose aux entreprises de repenser la gestion de leurs bureaux pour répondre à des enjeux cruciaux : réduire les coûts, améliorer le bien-être des collaborateurs et respecter les nouvelles normes environnementales.

Face à ces défis, les solutions technologiques offrent des réponses prometteuses. Le Smart Office, ou bureau intelligent, apparaît comme une approche incontournable pour optimiser les ressources et moderniser les environnements de travail. Découvrez comment ces solutions connectées peuvent transformer vos bureaux et soutenir une transition vers des espaces plus efficaces, plus responsables et plus agréables.

Comprendre le concept de Smart Office

Qu’est-ce qu’un Smart Office ?

Un Smart Office est un espace de travail intelligent qui repose sur l’utilisation d’objets connectés et de systèmes automatisés permettant de collecter et d’analyser des données en temps réel. Grâce à cette infrastructure, il devient possible de piloter de manière précise des éléments tels que l’éclairage, la température, la gestion des salles ou encore la qualité de l’air. Ces ajustements automatiques et continus permettent d’optimiser les ressources tout en assurant un environnement de travail confortable et performant. Ce type de dispositif s’inscrit dans une logique d’innovation durable, combinant flexibilité et efficience.

Les bénéfices du Smart Office pour les entreprises

Les bureaux connectés répondent à des enjeux stratégiques majeurs et offrent des bénéfices tangibles sur plusieurs aspects de leur fonctionnement.

  • Optimisation des coûts d’exploitation : Grâce à une gestion automatisée des équipements (éclairage, chauffage, ventilation), les entreprises réduisent significativement leur consommation d’énergie. Les solutions de sous-comptage permettent également d’identifier les zones énergivores et de cibler les actions correctives.
  • Confort et expérience collaborateur : L’environnement de travail joue un rôle clé dans l’attractivité d’une entreprise. Des espaces agréables et bien pensés favorisent la productivité et la fidélisation des talents. Proposer un bureau connecté où chaque détail est pensé pour le bien-être des équipes devient un véritable atout RH.
  • Productivité et flexibilité : Le Smart Office contribue à améliorer l’organisation des espaces et des plannings, en apportant des solutions connectées pour la gestion des ressources partagées. Cette gestion fluide des espaces favorise la collaboration entre les effectifs sur site et à distance, un véritable atout pour s’adapter aux nouveaux modes de travail hybrides.

Une solution intelligente pour une gestion optimisée des bureaux

Ewattch, spécialiste des solutions connectées, propose une approche complète du Smart Office grâce à sa plateforme EwattchCloud. Avec ses tableaux de bord dynamiques et ses capacités d’analyse en temps réel, elle permet aux entreprises de suivre et d’optimiser plusieurs paramètres clés : consommation énergétique, occupation des bureaux, qualité de l’environnement, utilisation des ressources …

En offrant une visualisation claire et détaillée des données, la plateforme permet aux gestionnaires d’optimiser l’utilisation des espaces, d’anticiper les besoins futurs et de maintenir un environnement de travail performant. Conçue pour être intuitive et évolutive, elle s’adapte aux exigences spécifiques et à la structure de chaque entreprise.

La modernisation par la maîtrise énergétique : des bureaux connectés plus responsables

La gestion énergétique des bâtiments tertiaires, en particulier des bureaux, représente un enjeu économique et environnemental majeur. Ces bâtiments, fortement sollicités tout au long de la journée, sont responsables d’une part importante de la consommation énergétique globale d’une organisation. En 2022, la consommation d’électricité représentait près de 50 % du bouquet énergétique des bâtiments tertiaires.* L’électricité nécessaire à l’éclairage, à la ventilation, au chauffage et au fonctionnement des équipements représente des coûts récurrents élevés, auxquels s’ajoute un impact environnemental significatif.

Maîtriser la consommation permet non seulement de réduire les dépenses énergétiques, mais aussi de diminuer les émissions de gaz à effet de serre. Ce levier d’optimisation devient essentiel dans un contexte où les réglementations environnementales se durcissent et où les entreprises doivent renforcer leurs engagements RSE pour rester compétitives.

L’optimisation énergétique repose sur une démarche globale et continue, impliquant une surveillance précise des consommations. Elle doit concilier efficacité énergétique et bien-être des utilisateurs en maintenant un cadre de travail confortable et adapté aux besoins des occupants.

*Bilan énergétique de la France pour 2022 – Datalab, Ministère de la Transition Écologique et de la cohésion des territoires.

La mise en œuvre de cette gestion intelligente repose sur plusieurs technologies complémentaires :

  • Le sous-comptage énergétique :
    Cette technique consiste à installer des dispositifs de mesure sur les différents circuits électriques du bâtiment (éclairage, chauffage, climatisation, prises électriques). Elle permet de segmenter précisément la consommation par usage ou par zone, offrant une vision claire des principaux postes énergivores. Ces données détaillées permettent d’identifier rapidement les axes d’amélioration et de hiérarchiser les actions correctives.
  • Les tableaux de bord dynamiques :
    Les informations recueillies par les capteurs et les sous-compteurs sont centralisées sur des tableaux de bord interactifs. Ceux-ci offrent une visualisation en temps réel de la consommation d’énergie et permettent aux gestionnaires de suivre les performances, de détecter les anomalies et de mettre en place des plans d’action adaptés. Des alertes peuvent également être paramétrées pour signaler tout dépassement de seuils prédéfinis.

Ewattch propose une solution clé en main pour moderniser la gestion énergétique des bureaux. L’installation de passerelles LoRaWAN et de capteurs Squid permet de collecter des données précises sur la consommation énergétique à différents niveaux du bâtiment. Ces capteurs, combinés à la plateforme EwattchCloud, offrent une visibilité fine et centralisée des performances énergétiques.

Grâce à cette approche modulaire, les entreprises peuvent débuter par un suivi global de leur consommation, puis affiner progressivement leur analyse en installant des capteurs supplémentaires selon les besoins spécifiques (zones particulièrement énergivores, équipements critiques, etc.). Cette flexibilité garantit une montée en puissance maîtrisée et efficace de la modernisation énergétique.

L’optimisation des espaces grâce au Smart Office

Dans de nombreuses entreprises, une part significative des espaces de travail reste sous-utilisée. Des études montrent que près de 40 % des bureaux sont inoccupés à tout moment de la journée*, entraînant un gaspillage important des ressources immobilières et énergétiques. Cette situation résulte souvent d’une mauvaise gestion des espaces et des équipements, qui entraîne des coûts supplémentaires et une consommation d’énergie excessive. Éclairage, climatisation et chauffage restent souvent activés dans des zones désertes, amplifiant les pertes. Le Smart Office répond à ces problématiques en optimisant l’usage des espaces et en ajustant automatiquement les équipements en fonction des besoins réels.

Le Smart Office apporte des solutions concrètes en s’appuyant sur des technologies de capteurs intelligents. Ces capteurs, placés dans les bureaux et les salles de réunion, permettent de collecter des données précises sur l’occupation réelle des espaces. Grâce à ces informations, les gestionnaires peuvent :

  • Identifier les zones sous-exploitées et envisager leur réaffectation (par exemple, en transformant des salles peu utilisées en espaces de coworking ou de détente).
  • Ajuster les capacités d’accueil en fonction des besoins réels, notamment dans le cadre d’un fonctionnement en flex-office ou d’un mode hybride combinant télétravail et présence sur site.
  • Optimiser la planification des ressources comme les salles de réunion, en s’assurant qu’elles sont utilisées de manière efficace et que leur réservation est simplifiée grâce à des systèmes intelligents.

*Étude Savills sur le taux d’occupation des bureaux en Europe – Avril 2024

L’optimisation des espaces peut s’appuyer sur des capteurs intelligents, capables de fournir des données précises en temps réel sur différents paramètres.

  • Les capteurs de présence aident à suivre l’occupation des bureaux et des salles de réunion. Ces informations permettent d’identifier les espaces sous-utilisés et d’orienter les décisions d’aménagement pour améliorer leur répartition et maximiser leur usage.
  • Les capteurs d’ambiance, quant à eux, mesurent des variables telles que la température, le taux de CO2, la luminosité ou encore l’humidité. Les données collectées peuvent être utilisées pour automatiser certains équipements, comme l’éclairage ou le chauffage, contribuant ainsi à maintenir un cadre de travail confortable tout en limitant les gaspillages énergétiques.

En s’appuyant sur ces solutions connectées, les entreprises disposent de leviers pour mieux organiser leurs espaces de travail, réduire leurs coûts d’exploitation et minimiser leur impact environnemental.

ewattch scan to cloud

Pour que l’optimisation des espaces devienne une réalité opérationnelle, la mise en place des solutions doit être simple et rapide. C’est précisément ce que propose Ewattch avec son dispositif ScanToCloud. Un simple scan via un smartphone ou une tablette suffit pour configurer les équipements et les connecter à la plateforme EwattchCloud.

Cette approche élimine les contraintes techniques souvent associées au déploiement de systèmes connectés. En quelques minutes, les capteurs sont opérationnels et commencent à transmettre des données exploitables. Ainsi, les entreprises peuvent rapidement bénéficier d’une gestion intelligente de leurs espaces, sans interrompre leur activité ni engager des ressources importantes.

Intégrer les employés dans la démarche Smart Office : la clé du succès

L’implication des employés est un élément fondamental pour garantir le succès d’une démarche Smart Office, notamment dans le cadre des objectifs de performance énergétique et des engagements en matière de responsabilité sociétale des entreprises (RSE). En sensibilisant et en mobilisant les équipes, les entreprises peuvent non seulement optimiser l’usage des technologies mises en place, mais aussi pérenniser les bonnes pratiques sur le long terme. Sans cette adhésion, les efforts de modernisation risquent d’être insuffisants face aux enjeux environnementaux et économiques.

L’une des méthodes efficaces pour impliquer les équipes est la gamification. Cette approche consiste à introduire des éléments ludiques dans des processus sérieux, comme la gestion de l’énergie. Par exemple, des challenges énergétiques inter-étages peuvent être organisés pour inciter les équipes à adopter de meilleures pratiques : éteindre les lumières inutiles, ajuster la température ou limiter l’usage des équipements énergivores. Ces défis renforcent l’esprit d’équipe tout en sensibilisant au gaspillage énergétique.

Le management visuel joue également un rôle clé dans l’engagement des employés. Afficher des données de consommation sous forme de tableaux de bord interactifs permet de rendre les progrès visibles et concrets.

Ces supports dynamiques, mis à jour en temps réel, permettent aux équipes de suivre les résultats des actions mises en place. Ils facilitent aussi la compréhension des enjeux énergétiques, rendant les objectifs plus tangibles et accessibles à tous.

Les économies réalisées grâce à la gestion optimisée des bureaux peuvent être réinvesties dans des initiatives sociales ou écologiques. Par exemple, elles peuvent financer des projets internes de bien-être au travail ou des actions externes, comme le soutien à des associations locales. Cette approche donne un sens supplémentaire à la démarche, renforçant l’engagement des équipes en leur montrant les retombées positives de leurs efforts.

Ewattch accompagne cette dynamique d’implication en proposant des écrans interactifs affichant en temps réel les données énergétiques et les résultats des actions. Ces écrans, installés dans les espaces de travail, offrent une visibilité continue sur la consommation d’énergie. En rendant ces informations accessibles à tous, ils incitent les employés à adopter des comportements plus responsables au quotidien. Cette transparence renforce la motivation collective et soutient la transition vers des bureaux plus durables.

Vers un Smart Office durable et évolutif

La transformation des espaces de travail ne doit pas se limiter à l’adoption de solutions ponctuelles. Pour qu’un Smart Office soit véritablement efficace, il doit être pensé sur le long terme, avec des solutions capables d’évoluer en fonction des besoins futurs de l’entreprise. Cette scalabilité garantit que les outils en place peuvent accompagner la croissance de l’organisation, qu’il s’agisse d’une extension des locaux, d’une réorganisation interne ou de l’ajout de nouvelles fonctionnalités.

Les technologies de gestion des bureaux intelligents évoluent rapidement, ouvrant la voie à de nouvelles possibilités d’optimisation et d’automatisation :

  • Intégration de l’intelligence artificielle (IA) : L’IA permettra de générer des alertes automatisées en cas d’anomalies, comme une surconsommation inattendue ou un espace sous-utilisé. Elle facilitera également l’analyse prédictive, anticipant les besoins futurs en fonction des tendances observées, par exemple en ajustant automatiquement la température ou l’éclairage selon les habitudes des utilisateurs.
  • Modules complémentaires pour des besoins spécifiques : Les entreprises ont des besoins variés selon leur secteur d’activité et leur organisation. Ewattch développe des modules spécialisés, adaptés à des cas d’usage particuliers, comme la gestion des espaces collaboratifs, le suivi de la qualité de l’air ou encore l’optimisation des consommations en période de faible activité.

Ewattch se distingue par sa maîtrise de l’ensemble de la chaîne technologique, de la conception des capteurs à la gestion des données via sa plateforme EwattchCloud. Cette approche intégrée permet de proposer des solutions cohérentes et adaptées à chaque étape de la transformation vers un Smart Office.

Grâce à une expertise éprouvée et un accompagnement personnalisé, Ewattch facilite la mise en œuvre de projets de modernisation simples, rapides et évolutifs. Les entreprises bénéficient ainsi d’une solution clé en main pour optimiser durablement leurs espaces de travail, tout en restant flexibles face aux innovations futures.